Assistant / Assistante de gestion administrative du personnel (H/F)

Mission :
Assurer la responsabilité du pôle des personnels de l'IBENS. Dans le respect des règles et procédures, instruire les dossiers de recrutement du personnel non permanent, des conventions de stage et les conventions de séjour de recherche et d'accueil des chercheurs.
Assurer le suivi du personnel statutaire, coordonner les activités du pôle et l'encadrement d'un agent en CDD.

Activités :
Assurer la responsabilité du pôle, encadrer un agent en CDD
Instruire les demandes de recrutement formulées par les chercheurs et chefs d'équipes en vérifiant la régularité juridique et administrative
Établir les fiches de coûts des recrutements
Rassembler les pièces nécessaires aux dossiers de recrutement en appliquant les procédures dédiées
Apporter son soutien en lien avec les tutelles (ENS/CNRS/INSERM) pour les démarches préfectorales, visa, titre de séjour
Transmettre et suivre les demandes de recrutement
Coordonner les conventions de stage des étudiants, ainsi que les conventions d'accueil, les séjours de recherche des chercheurs
Alimenter et organiser le serveur partagé RH (dossiers et contrats)
Alimenter le tableau de suivi de tous les personnels
Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
Accueillir, informer et accompagner des agents dans les démarches administratives
Organiser, classer et archiver les dossiers
Rédiger des courrier administratifs
Suivre les évolutions réglementaires
Assurer le suivi administratif des recrutements, des stages et du personnel statutaire
Suivre les fiches d'accueil de suivi Hygiène et Sécurité