Responsable de la gestion et l'organisation administrative (H/F)

Mission :
Placé.e au côté du coordinateur scientifique, l'EPM l'assistera dans la coordination du projet en lien avec les services administratifs de la Délégation Régionale Ile-de-France Sud du CNRS et les services compétents du laboratoire. Il/elle aura pour mission d'assurer la co-animation du consortium et d'en faciliter le fonctionnement général en conformité avec les termes des conventions de subvention et des accords de consortium. Ces fonctions recouvriront ainsi un ensemble de tâches lié au management organisationnel, administratif, financier et juridique du projet. 30% du temps de l'EPM sera dédié aux activités de communication prévues dans le cadre du projet.

Activités :
Coordination du projet et communication
- Développer et mettre à jour les outils de management nécessaires à la gestion des projets (guides, procédures, modèles types de documents, espace de travail collaboratif, etc.) ;
- Superviser la mise en œuvre des projets et le suivi de leurs plans de travail (échéances) ;
- Préparer, diffuser et accompagner les appels d'accès transnationaux aux services fournis par le projet, en interaction avec les partenaires concernés ;
- Assurer l'intermédiaire entre la Commission européenne (Research Executive Agency) et le consortium sur les aspects administratifs ;
- Coordonner les actions de communication portées par les autres partenaires du projet;
- Mettre en œuvre des actions de communication interne (mailing lists, espace de travail collaboratif, etc.) et externe (mise à jour du site web, gestion des réseaux sociaux, rédaction de communiqués et articles s'adressant à différentes communautés, etc.), en collaboration avec les départements de communication des partenaires du projet ;
- Organiser les événements du projet (assemblées générales, workshops, écoles, webinaires) avec les partenaires concernés ;
- Organiser les réunions de consortium et rédiger les comptes rendus.

Gestion administrative et financière
- Assister les partenaires et les chercheur.e.s de l'IPSL impliqué.e.s dans le projet sur les aspects administratifs et financiers ;
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives propres à Horizon Europe applicables aux projets Infrastructures de recherche ;
- Suivre les échéances contractuelles : coordonner la production des livrables et participer à la rédaction des rapports de management et éventuellement d'activité ;
- Suivre les dépenses en lien avec le Service Financier et Comptable (ventilation et transfert des fonds, mise à jour et suivi des budgets, bilans récapitulatifs financiers internes, explication des règles financières, etc.) ;
- Coordonner la préparation, la consolidation et la remise des rapports financiers en lien avec le Service de Partenariat et de Valorisation, dans le respect des délais spécifiés par la Commission européenne ;
- S'assurer que tout document de justification est correctement établi et conservé par chaque partenaire, en prévision d'éventuels audits.

Suivi juridique
- Veiller au respect des obligations décrites dans les conventions de subvention et les accords de consortium ;
- Suivre et mettre à jour les documents contractuels (avenants) en lien avec le Service de Partenariat et de Valorisation.